Telectrónica

Desafío RFID

Desde 2005 el ITBA organiza una cena anual destinada a recaudar fondos que se invertirán en actualización tecnológica, investigación y desarrollo. Se trata de un evento que ha crecido año tras año, por lo que resultó fundamental contar con un sistema de acreditación y administración que brindara agilidad a los asistentes y confiabilidad a los organizadores.

Con este objetivo en mente, el ITBA seleccionó en el año 2006 a Telectrónica como proveedor del sistema de acreditaciones con Tecnología RFID.

Durante las últimas tres ediciones del evento, Telectrónica tuvo como premisa fundamental facilitar el acceso y la ubicación de los 600 concurrentes y administrar sus donaciones, que en 2009 llegaron al millón de pesos aproximadamente.

Características de la implementación

La solución de tecnología RFID logró resolver tanto la acreditación de los asistentes como la administración de sus respectivas donaciones. Para cada uno de estos casos, se desarrolló una aplicación especifica.

Para la registración de los asistentes y su ubicación en las mesas, se adhirió un tag de RFID en las invitaciones. De este modo, al llegar el invitado al evento la presentaba frente a las antenas y la información contenida en el tag era leída por un lector RFID. Los datos capturados eran procesados por el sistema de acreditaciones desarrollado por Telectrónica.

Para tal fin, se instaló una estructura en forma de arco, en la que cuatro antenas permitían la interacción entre el lector y los tags RFID. Cada vez que un invitado, con su respectiva credencial, ingresaba al salón, el sistema que estaba conectado a dos pantallas de plasma de 42’ mostraba la información concerniente a cada uno de los ingresantes, saludándolo por su nombre y apellido e indicándole la mesa en que debía ubicarse.

Para realizar la administración de donaciones se fabricaron billetes “simbólicos” que en su dorso contenían un tag de RFID. Cada tag RFID tenia un valor predeterminado que había sido grabado por Telectronica. Al completarse las donaciones e ingresarse en una urna, los tags eran leídos para obtener su valor. De esta manera, el resultado de lo recaudado se obtuvo instantáneamente, compartiendo la evolución de los montos donados en tiempo real a través de cuatro pantallas que apuntaban a las paredes del salon.

Para la contabilización de donaciones, se ubicaron dos antenas dentro de una urna. Cuando los billetes eran depositados, las antenas permitían que el lector RFID leyera el tag que tenia aplicado y así llevar un registro de los fondos recaudados.

Resultados

Este sistema proporcionó un registro eficaz de ingreso - egreso de los asistentes al evento y permitió contabilizar rápida y efectivamente los montos recaudados. Por otra parte, se evitaron desórdenes organizativos propios de este tipo de eventos y se convirtió este proceso en una experiencia innovadora que mejoro la calidad del evento y la satisfacción de los asistentes.

Adicionalmente, toda la información capturada por el sistema se almacenó en una base de datos que servirá al personal del ITBA para generar las estadísticas del evento.

Beneficios

• Registración automática de ingreso y egreso
• Agilización del proceso de registro
• Distribución eficaz de las ubicaciones
• Reducción del tiempo de espera
• Organización eficiente y segura
• Eliminación de errores frecuentes en los métodos tradicionales
• Compatibilidad con cualquier tipo de evento.

“En un principio la idea de realizar la acreditación a un evento con RFID surgió como efecto innovador para los asistentes. Después fue tomando forma y se vieron los beneficios de un sistema completo de acreditación, mediante el cual la acreditación era mucho más efectiva y rápida (…) volveríamos a elegir RFID y valoramos mucho el trabajo de Telectrónica a lo largo de estos años”
Licenciada Ana de Campos, Directora de Desarrollo de Recursos de ITBA.